Методическое обеспечение

Модуль "Методическое обеспечение" системы автоматизации учебного процесса «Апекс-ВУЗ» предназначен для работы с методическими материалами, ведение которых регламентировано внутри образовательной организации. В программе «Апекс-ВУЗ» существует две категории методических материалов:

а)материалы, которые формируются непосредственно в программе, заполняются и выводятся в печатную форму (например, рабочая программа, тематический план);

б)материалы, которые можно прикрепить в виде готового документа и хранить на сервере, предоставляя доступ заинтересованным пользователям (виды таких материалов формируются в справочнике образовательной организацией самостоятельно).

Очень важным и удобным функционалом модуля является контроль обеспеченности методическими материалами дисциплин, преподаваемых в определенном учебном году: программа «Апекс-ВУЗ» сама найдет дисциплины, не обеспеченные каким-либо материалом, проверит срок действия каждого методического материала, качество его подготовки, соответствия актуальным данным из учебных планов, выдаст рекомендации и замечания для любой дисциплины. Данные модуля "Методическое обеспечение" могут использоваться в модулях "Нагрузка", "Студент" и "Расписание" для упрощения внесения исходных данных. Для удобства и корректности формирования данных в модуле "Методические материалы" рекомендуется придерживаться следующей последовательности работы:

• заполнение справочников;
• формирование категорий обучающихся (в случае невозможности формирования учебных планов в модуле "Планы");
• создание и заполнение рабочих программ и иных методических материалов;
• анализ обеспеченности дисциплин методическими материалами.

Категории обучающихся

Категория обучающегося - это аналог учебного плана в модуле "Планы". Отличие от учебного плана:

• категория создаётся без шаблона плана;
• нет возможности проверить ее на соответствие требованиям;
• срок обучения по категории не может превышать один год;
• несколько иных незначительных отличий.

Основные действия

Создание категорий обучающихся

В программе "Апекс-ВУЗ" категории обучающихся можно создавать двумя способами. Первый способ: создание новой категории обучающихся Для создания новой категории обучающихся необходимо открыть список всех категорий (Модули > Методическое обеспечение > Категории обучающихся), в рабочей области нажать кнопку "Создать", заполнить необходимые данные, еще раз нажать кнопку "Создать". Второй способ: копирование имеющейся категории обучающихся Создание категории обучающихся путем копирования уже имеющейся категории позволяет ускорить процесс формирования данных. Скопированная категория всегда создается со статусом "Заполняется". Для копирования выделите категорию обучающихся, на основании которой будете создавать копию, на вкладке "Основная информация" в меню действий выберите пункт "Создать копию", в созданной категории отредактируйте необходимую информацию

Утверждение категорий обучающихся

Для утверждения категории обучающихся необходимо открыть ее на вкладке "Основная информация" и в дополнительном меню "Действия" выбрать пункт"Утвердить категорию". Все данные категории (кроме сведений о владельце) будут заблокированы для редактирования, у категории изменится статус на "Утвержден". Теперь на основании этой категории возможно создавать методические материалы, рассчитывать нагрузку, составлять расписание (в зависимости от подключенных модулей). Перевод утвержденной категории обучающихся в режим редактирования Возможно редактирование тех категорий, которым присвоен статус "Заполняется". Для снятия утверждения с категории обучающихся необходимо открыть ее и на вкладке "Основные данные" в дополнительном меню "Действия" нажать на кнопку "Перевести в режим редактирования".

Перевод категории обучающихся в разряд недействительных

Кроме статусов "Заполняется" и "Утвержден", у категории обучающихся может быть статус "Недействителен". На основании такой категории нельзя будет рассчитывать нагрузку, формировать методические материалы, составлять расписание, создавать учебные группы и так далее. Учебные планы со статусом "Недействителен" не отображаются по умолчанию при открытии страницы со списком категории, такую категорию можно физически удалить из базы данных. Для того, чтобы сделать категорию недействительной, необходимо открыть учебный план и на вкладке "Основная информация" в дополнительном меню "Действия" выбрать пункт "Сделать недействительным".

Удаление категории обучающихся

В программе "Апекс-ВУЗ" возможно удаление только недействительных категорий обучающихся, на основании которых не создавались документы в системе автоматизации учебного процесса "Апекс-ВУЗ" (методические материалы, нагрузка, расписания и т.д.). Для удаления необходимо открыть категорию, имеющую статус "Недействителен" и на вкладке "Основная информация" в дополнительном меню "Действия" выбрать пункт "Удалить". Происходит проверка наличия связанных документов в программе (если обнаружены созданные на основании этой категории документы, то программа выдаст сообщение о невозможности удаления) и полное безвозвратное удаление категории обучающихся из базы данных.

Смена владельца категории обучающихся

У всех категорий обучающихся есть владелец - пользователь, который может вносить изменения в категорию. Изначально владельцем категории обучающихся назначается пользователь, который ее создавал. Однако впоследствии есть возможность сменить владельца (предоставить право редактирования категории другому пользователю). Для этого необходимо войти внутрь категории, на вкладке "Основная информация" в дополнительном меню "Владелец категории", рядом со сведениями о владельце категории, нажать ссылку "изменить", выбрать другого пользователя, нажать кнопку "Сохранить".

Заполнение методических материалов

Для получения доступа к заполнению методических материалов пользователю необходимо в главном меню выделить "Методическое обеспечение" > "Заполнение".

Рабочая программа

Рабочая программа является особым видом методического материала: ее можно формировать непосредственно в программе "Апекс-ВУЗ". При этом появляется ряд преимуществ для работников образовательной организации:

• педагогические работники избавлены от необходимости постоянно контролировать актуальность печатной формы рабочей программы, система автоматизации «АвторВУЗ» самостоятельно выставит необходимые кегли, шрифты, размер страницы, самостоятельно разместит необходимые данные в определенных местах печатной формы;
• автоматически проверяется заполненность необходимых полей, выдаются замечания о некорректности заполнения полей;
• автоматически проверяется соответствие часов, указанных в тематическом плане рабочей программы, часам, указанным в учебном плане;
• данные из тематического плана автоматически попадают к составителю расписаний и могут быть учтены при составлении расписаний учебных занятий.

Страница заполнения методических материалов выглядитследующим образом:

Создание рабочей программы

Для создания новой рабочей программы необходимо нажать на кнопку "Добавить" [6], в открывшейся форме заполнить необходимые поля, нажать кнопку "Создать". После создания новой рабочей программы пользователь попадет на страницу этой рабочей программы, а на странице заполнения методических материалов будет отображаться наименование созданной рабочей программы в виде ссылки.

Копирование рабочей программы

Если по дисциплине с идентичным названием в другом учебном плане уже создавалась рабочая программа, то ее можно скопировать, нажав на ссылку "копировать" [7] и выбрав, какая именно рабочая программа будет скопирована. При этом будет создана новая рабочая программа, которая закрепится за открытой дисциплиной и учебным планом/категорией, статус будет установлен "Заполняется", владельцем скопированной рабочей программы станет тот пользователь, который осуществлял процедуру копирования. В скопированной рабочей программе можно редактировать любые данные, это не повлияет на рабочую программу, из которой осуществляли копирование.

Связывание рабочей программы

Команда "связать" [8] позволяет к открытой дисциплине определенного учебного плана/категории прикрепить уже созданную рабочую программу по идентичной дисциплине из другого учебного плана/категории. Но, в отличии от копирования, в базе данных «Апекс-ВУЗ» физически не создается новая рабочая программа, а имеющаяся одна рабочая программа становится связанной с несколькими учебными планами/категориями. Статус и владелец рабочей программы в этом случае не меняется. При изменении такой рабочей программы в одном месте, изменения будут отображаться во всех учебных планах/категориях, с которыми она была связана.

Редактирование рабочей программы

Допускается редактирование рабочих программ, имеющих статус "Заполняется". Также редактировать рабочую программу можеттолько ее владелец. Для редактирования необходимо открыть необходимую рабочую программу, заполнить/отредактировать необходимые поля, нажать кнопку "Сохранить".

Утверждение рабочей программы

Для утверждения рабочей программы необходимо нажать на вкладке "Основная информация" в меню действий на ссылку "Утвердить рабочую программу". При этом необходимо будет заполнить поле "Дата утверждения ректором", есть возможность прикрепить изображение титульного листа рабочей программы с подписями и печатями (не обязательно). После утверждения все данные в рабочей программе блокируются для редактирования. Перевод рабочей программы в режим редактирования Для того, чтобы внести изменения в уже утвержденную рабочую программу, необходимо перевести ее в режим редактирования. Для этого надо на вкладке "Основная информация" утвержденной рабочей программы в меню действий нажать на ссылку "Перевести в режим редактирования".

Удаление рабочей программы

Для удаления рабочей программы необходимо на вкладке "Основная информация" в меню действий нажать на ссылку "Удалить", в окне-подтверждении нажать "Да".

Смена владельца рабочей программы

Редактировать рабочую программу может ее владелец. Для смены владельца необходимо на вкладке "Основная информация" в меню "Владелец рабочей программы", рядом с данными владельца, нажать на ссылку "изменить", выбрать пользователя, который станет новым владельцем рабочей программы (выводится список только тех пользователей, которым разрешено заполнять методические материалы). Если в меню "Владелец рабочей программы" рядом с фамилией нетссылки "изменить", это означает, что пользователю не предоставлено достаточно прав администратором (для смены владельца должно быть право "Полный доступ" разделе "Работа с методическими материалами" на вкладке "Методическое обеспечение").

Подготовка печатной формы рабочей программы

Для печати рабочей программы или просмотра ее в текстовом редакторе необходимо на вкладке "Основная информация" в меню "Действия" нажать на ссылку "Подготовить к печати". При этом на локальном компьютере пользователя сохраняется архивированный файл, в котором будет расположен файл с рабочей программой (если заполнен тематический план, то в архиве будет находиться несколько файлов).

Заполнение рабочей программы

Рабочая программа разделена на вкладки: "Основная информация", "Компетенции", "Разделы", "Тематический план", "Обеспечение", "Формы контроля", "Приложения", "Проверка". В справочнике "Поля рабочих программ" можно добавить дополнительные поля на вкладки "Обеспечение" и "Формы контроля". Администратор может настроить выгрузку данных из дополнительных полей в печатную форму рабочей программы. Рядом с некоторым полями расположена кнопка (галочка) "Не проверять", нажатие на эту кнопку блокирует поле для заполнения, при проверке рабочей программы на качество заполнения не выводится сообщение о незаполненности такого поля. На каждой вкладке расположена кнопка "Сохранить". Для сохранения внесенной информации необходимо нажимать эту кнопку.

Вкладка "Основная информация"

На вкладке заполняется основная информация, связанная с определенной рабочей программой: наименование рабочей программы (заполняется, если название рабочей программы отличается от наименования дисциплины), сведения об авторах, внутренних и внешних рецензентах, датах обсуждения и утверждения рабочей программы на всевозможных заседаниях.

Вкладка "Компетенции"

На этой вкладке выводится информация из учебного плана о закрепленных за дисциплиной компетенциях (редактируется в учебном плане) [1], есть возможность заполнить информацию о порядке формирования компетенций при изучении дисциплины. Порядок формирования компетенций можно разбить на этапы (от одного до девяти) [2]. Для каждого этапа необходимо заполнить информацию о семестрах и формах контроля [3], информацию о знаниях, умениях и навыках, приобретаемых обучающимся в ходе изучения дисциплины [4], а также информацию о порядке формирования компетенции с условной градацией на три уровня [5].

Вкладка "Разделы"

На вкладке "Разделы" есть возможность заполнить информацию о целях, задачах, знаниях и так далее, которые возлагаются на изучение дисциплины. Любое поле можно заблокировать для заполнения, отметив пункт "Не проверять". Если заполнен тематический план по разделам, то на этой вкладке можно заполнить информацию отдельно для каждого раздела (кнопка "Отдельное для каждого раздела").

Вкладка "Тематический план"

Информация на вкладке "Тематический план" позволяет подготовить к печати тематический план определенной дисциплины. Кроме того, информация из тематического плана может использоваться при составлении расписаний учебных занятий. От того, насколько качественно будет заполнена данная вкладка, будет во многом зависеть качество организации учебного процесса. Все темы можно вносить, группируя их в блоки (верхний уровень) и разделы (второй уровень). Можно добавлять темы без группировки по блокам и разделам. Кнопки "Добавить блок" [1], "Добавить раздел" [2], "Добавить тему" [3] расположены в нижней части каждого блока/раздела/темы (когда не создано еще ни одного блока/раздела, кнопки "Добавить блок", "Добавить раздел" находятся внутри кнопки дополнительных возможностей рядом с кнопкой "Добавить тему"). Внутри каждой темы необходимо указать, сколько часов отводится на ее изучение по каждому виду занятия. Для этого по каждой теме надо нажать на кнопку "Добавить занятие" [4]. Если по одной теме проводятся занятия разных видов (например, лекции и самостоятельная подготовка), то надо нажать несколько раз на кнопку "Добавить занятие". Для каждого добавленного вида занятия выставляем необходимый вид занятия (есть возможность указать, что занятие является интерактивным) [5], часы, отводимые именно на этот вид занятия по этой теме [6], семестр, в котором изучается тема [7]. Часы для определенного вида занятия, отводимые на изучение одной темы, указываются общим числом, а не отдельным занятием. Исключение из этого правила допускается только в том случае, если по одному виду занятия одной темы надо указать часть часов в интерактивной форме, а часть - в обычной, а также если часть часов по этой теме проводится в одном семестре, а часть - в другом. Для определенной темы можно указать компетенции [8], для формирования которых изучается тема, перечень дисциплин, которые необходимы для ее изучения [9]. Если нажать на кнопку "Заполнить" [10], для определенной темы можно указать содержание темы, перечень мультимедийных материалов и виды самостоятельной работы (формируется в справочнике "Виды самостоятельной работы"). Любое занятие или тему можно переместить вверх-вниз относительно других тем или занятий при помощи стрелок [11], а также удалить [12]. В нижней части экрана расположена таблица "Сводные данные" [13], в которой выводятся данные об объеме часов по видам занятий, выделенных на изучение дисциплины учебным планом и распределенных в тематическом плане [14]. Необходимо так заполнить тематический план, чтобы числа совпадали.

Вкладка "Обеспечение"

На вкладке "Обеспечение" вносится информация о методическом, информационном, техническом и ином обеспечении дисциплины. На данную вкладку в справочнике "Поля рабочих программ" можно добавить свои пользовательские поля. Любое поле владелец рабочей программы может заблокировать для заполнения.

Вкладка "Формы контроля"

На вкладке "Формы контроля" вносятся вопросы к зачету, экзамену, информация об иных формах контроля, задания для практических работ, задачи и т.д. На данную вкладку в справочнике "Поля рабочих программ" можно добавить свои пользовательские поля. Любое поле владелец рабочей программы можетзаблокировать для заполнения.

Вкладка "Приложения"

На этой вкладке можно прикрепить к рабочей программе неограниченное количество любых файлов размером не более 1 Гб (документы в формате офисных приложений, программы, архивы и т.д.). Данные файлы будут считаться приложением к рабочей программе и выгружаться в архив при подготовке рабочей программы к печати.

Вкладка "Проверка"

На вкладке "Проверка" пользователь, у которого есть доступ к просмотру рабочих программ (кроме пользователей с ролью "Студент"), может просмотреть все замечания по заполнению рабочей программы. Все замечания поделены на 2 группы: "Проверка заполненности полей" (отображает, какие данные не внесены в рабочую программу) и "Проверка соответствия часов" (отображает несовпадения по количеству часов, выделенных на изучение дисциплины в учебном плане/категории обучающихся, часам, заполненным в тематическом плане рабочей программы). Информация носит справочный характер, на сохранение рабочей программы не влияет

Иные виды методических материалов

Программа «Апекс-ВУЗ» позволяет хранить на сервере и предоставлять доступ необходимым пользователям (в том числе - обучающимся) к любым другим (кроме рабочих программ и тематического плана) видам методических материалов. Для доступа к заполнению иных видов методических материалов необходимо перейти на страницу "Методическое обеспечение" - "Заполнение", на этой странице выставить правильный учебный год преподавания [1], выбрать кафедру и учебный план/категорию [2] (порядок выполнения этих действий подробно описан в разделе "Рабочая программа").

Иные виды методических материалов

В нижней части рабочей области отображается информация о наличии на сервере любых иных видов методических материалов (кроме тематического плана и рабочей программы) [3]. Перечень иных видов методических материалов настраивается в справочнике "Виды методических материалов".

Добавление иных видов методических материалов

Для загрузки на сервер программы "Апекс-ВУЗ" любого методического материала необходимо в строке с необходимым видом методматериала нажать на кнопку добавления файла "+" [4]. При этом откроется страница загрузки файлов с готовыми методическими материалами. На этой странице надо заполнить обязательное поле "Дата утверждения" (программа "Апекс-ВУЗ" по этому полю может отслеживать актуальность методического материала по срокам, настроенным в справочнике), поле "Номер документа об утверждении". Ниже необходимо нажать на кнопку "Добавить файл" [1], найти на локальном компьютере или в сети файл с необходимым методическим материалом (файл должен быть не более 1 Гб), выделить его, нажать кнопку "Открыть". Файл будет автоматически размещен на сервере с программой "Апекс-ВУЗ", информация о загруженном файле отобразится на странице добавления файла [2]. При этом информация о файле будет представлена следующим образом: иконка файла, наименование файла, формат файла и его размер, идентификационный номер файла. Идентификационный номер [3] нужен для того, чтобы один и тот же файл можно было соединить с разными методическими материалами: нет необходимости один и тот же файл несколько раз загружать на сервер программы "Апекс-ВУЗ", можно нажать на ссылку "Найти загруженный файл" [4], ввести идентификационный номер необходимого файла и обеспечить привязку одного файла сразу к нескольким методическим материалам. Таким образом можно сэкономить дисковое пространство сервера. Уже загруженный файл с методическим материалом можно скачать с сервера на локальный компьютер [5] или удалить [6] (эти кнопки появляются только при наведении на иконку с загруженным файлом). По окончании работы с файлами необходимо нажать кнопку "Создать". При этом строка с наименованием вида методического материала приобретет вид ссылки, кликнув по ней, можно опять перейти на страницу работы с файлами.

Контроль обеспеченности методическими материалами

Пользователи, которым администратор предоставил право "Контроль", получает возможность анализировать обеспеченность дисциплин методическими материалами. Для этого надо выделить в главном меню пункты Методическое обеспечение > Контроль. В меню второго уровня отобразится перечень всех кафедр, которые обеспечивают учебный процесс в образовательной организации. При выделении любой кафедры можно выделить пункты "Обеспеченные" и "Необеспеченные" [1]. Рядом с этими пунктами расположена цифра [2], отображающая, сколько дисциплин обеспечено (или не обеспечено) методическими материалами. В обеспеченные дисциплины попадают в том случае, если по определенной дисциплине созданы, правильно заполнены и утверждены все необходимые методическим материалы. Если хотя бы один методический материал не создан, или заполнен некорректно, то эта дисциплина будет отображаться на странице "необеспеченные". В рабочей области отображается информация о том, какие именно методические материалы созданы/не созданы или некорректно заполнены по определенной дисциплине [3]. Пользователь, который имеет доступ к этой странице, может указать минимальное количество рабочих программ [4], которые должны разработать педагогические работники по определенной дисциплине. Рядом с наименованием кафедры в меню второго уровня выводится справочная информация по рабочим программам [5] в формате "0/0/0" (утверждено рабочих программ/количество рабочих программ со статусом "Заполняется"/количество рабочих программ, которое должно быть разработано).