Студент

Модуль "Студент" предназначен для управления обучающимися, электронным журналом и печати дипломов.

Возможно осуществление таких действий как добавление обучающихся, редактирования их личных данных, добавление достижений и т.д. Есть возможность вести электронный журнал преподавателям добавляя занятия и оценки. Так же есть возможность составления и печати дипломов.

Последовательность работы в модуле:

• заполнение справочников;
• добавление обучающихся в группы;
• редактирование личных данных обучающихся;
• заполнение электронного журнала;
• печать дипломов.

Управление обучающимися

Добавление обучающегося

Для того, чтобы добавить обучающегося необходимо выбрать "Студент"-"Управление обучающимися", затем факультетами, курс и группу. Отобразиться пустая таблица в которую нужно занести обучающихся.

Обратите внимание!
На выставленный год обучения в верхнем правом углу, от этого будет зависеть, в каком курсе будет группа. В зависимости от выбранного года группа может быть в архиве.

Способы добавления обучающихся

Существует 3 способа добавить обучающегося в группу:

1. Кнопкой "Добавить" - появляется меню создания обучающегося, где нужно ввести его данные.
2. Импортировать - позволяет поместить сразу нескольких обучающихся в группу. При нажатии появляется поле, в которое размещается таблица в формате "xlsx". Формат записи должен совпадать с образцом, который можно скачать. После загрузки заполненной таблицы программа предложит посмотреть как будет размещена информация обучающихся. На этом этапе можно редактировать.
3. Перевод обучающегося в другую группу.

Добавленных обучающихся можно экспортировать в таблицу, нажав соответствующую кнопку.

Отчисление и восстановление обучающегося

Отчислить студента можно только перейдя во вкладку "История". Далее необходимо нажать кнопку "Добавить запись". В открывшимся окне выбирается тип записи - "Отчисление" или "Отчисление в связи с выпуском", заполняются Дата Номер приказа и, если нужно Примечание. Чтобы восстановить обучающегося, нужно в истории добавить запись об восстановлении.

Перевод или совмещение обучающегося

Перевод обучающегося

Перевод производится через изменение основной информации обучающегося. При добавлении новой строки в разделе "Группа" требуется выбрать группу в которую осуществляется перевод с обязательным указанием "Предыдущей группы" в соответствующей колонке. После указания появится возможность в предыдущей группе вписать "Дату окончания обучения", а в нынешней - "Дату начала обучения". После сохранения автоматически создаётся запись в Истории обучающегося о переводе.

Вкладки студента

После добавления, обучающиеся будут отображены в группе. После этого можно обратиться к каждому их них, нажав на ФИО.

Основная информация

На этой странице отображена та информация, которая вводилась при добавлении обучающегося, а так же поля и группы полей, которые были указаны в справочнике.

Меню "Действия":

Дополнительное меню вкладки

1. Изменить основную информацию - применяется если была допущена ошибка или требуется по каким-либо причинам поменять основную информацию обучающегося: меняется ФИО, дата рождения, подгруппа, приказ;
2. Перевести в другую группу - выбирается новая группа(подгруппа), номер приказа и дата.
3. Выдать учетные данные - формирует документ формата xlsx, в которой отображается логин и пароль выбранного студента для входа в личный кабинет. Выдать учетные данные можно и всей группе сразу на странице со списком группы, нажав на кнопку "Сгенерировать новые пароли". При этом старые выданные пароли действовать не будут.
4. Удалить безвозвратно - обучающийся удаляется без возможности восстановления.
5. Результат обучения - выгружается таблица в формате xlsx. В ней отображаются все оценки обучающегося за выбранный семестр.
6. Учебная карточка студента.

Портфолио

Портфолио в программе позволяет обучающемуся или сотруднику добавлять личные достижения, относящиеся к любому виду работы (виды достижений формируются и настраиваются в справочнике). К достижениям прикрепляется описание, допускается загрузка файлов, фотографий или сканированных копий грамот. Реализован функционал подтверждения достижений сотрудниками образовательной организации.

С помощью портфолио создается рейтинг обучающихся по средству добавления достижений. Для начала необходимо заполнить справочники "Группы достижений" и "Виды достижений". Чтобы добавить достижение необходимо нажать на кнопку "Добавить достижение". Далее из выпадающего списка выбирается вид достижения. Далее дата получения этого достижения. Потом есть возможность добавить описание к достижению и наконец прикрепить файл, будь то какой-либо скан сертификата, грамоты и тд. Достижения могут как повышать рейтинг обучающегося (Участие в конференции), так и наоборот - понижать (Взыскание начальника курса или Низкая успеваемость за семестр). Таким образом при добавлении различных достижений обучающимся создается рейтинг группы. Чем выше суммарный балл обучающегося, тем выше он в рейтинге. В последствии есть возможность выводить отчеты по рейтингу обучающихся группы, курса или всего учебного заведения (отчет "Рейтинг обучающихся"). Так же есть возможность прямо из вкладки "Портфолио" создать отчет по достижениям выбранного обучающегося.

История

В историю обучающегося попадают следующие типы записей: Зачисление, Перевод на следующий курс, Перевод в другую группу, Смена ФИО, Академический отпуск, Отчисление, Восстановление, Приказ о присвоении звания (если ВУЗ военизированный). Добавить запись можно нажав на соответствующую кнопку. Выбирается соответственно тип записи, дата, номер приказа и примечание.

Оценки

Отображаются все оценки обучающегося за весь период обучения. Можно перейти в конкретное занятие, где была выставлена оценка.

Печать дипломов

Данные для документов

Хранится информация для печати дипломов. Часть информации берется их плана студента, часть из электронного журнала, а часть из справочников. Данные заполняются автоматически. Но и редактировать данные тоже можно.

Оценки попадают автоматически из электронного журнала по последней форме контроля дисциплины. Это значит, если в последнем семестре по Иностранному языку (когда он изучается) создано занятие с формой контроля и у студента выставлен "зачет", то эта оценка попадет в Данные для документов. Оценки до не учитываются. Будьте внимательны со студентами заочных форм обучения! Оценки в данные для документов будут попадать в периоды сессий (зимняя, летняя, установочная). Если выставить оценку вне периода, то импортирована она не будет.

Как только в ручную что-любо поменять, то прервется связь и информация перестанет автоматически обновляться. Единственный способ восстановить связь - сбросить данные на панели действий. После этого удалятся данные, которые вводили вручную, но актуализируются данные, которые должны автоматически обновляться. По этому рекомендуем изменять данные для документов в последнюю очередь.

Печать документов

Когда Данные для документов заполнены, можно приступать к созданию диплома. Для этого:

• Нажать на кнопку добавить в разделе "Диплом о высшем образовании".
• Заполнить в появившемся окне данные диплома и приложений. Если не уверены в заполнении некоторых полей, например "Количество страниц в приложении", то их в последствии можно редактировать. Для упрощения заполнения дипломов для группы есть кнопка "Из предыдущего". При нажатии осуществляется автоматическая подстановка полей: "Дата выдачи", "Номер протокола", "Дата протокола" и "Председатель ГАК" из предыдущего заполненного диплома. Кнопка работает на всех факультетах и группах. После заполнения всех данных нажать кнопку "Сохранить". После сохранения, на вкладке появятся 3 документа: Диплом о высшем образовании и два Приложения к диплому о высшем образовании (лицевая и оборотная сторона). А так же сводная информация по этим документам.
• Нажать кнопку "Печать" напротив Диплом о высшем образовании и переходим в редактор дипломов:

Редактор дипломов

1. Поля с данными. Данные берутся из вкладки "Данные для документов". При нажатии на конкретное поле открывается окно редактирования.
2. Окно редактирования позволяет изменять положение полей, шрифт(в том числе размер), междустрочный интервал и даже содержимое. Если поле с таблицей, то позволяет менять ширину столбцов. Достаточно настроить поля один раз. После этого в панели действий (3) можно сохранить результат в шаблон.
3. В данной панели происходит взаимодействие с шаблонами. Чтобы сохранить изменения из пункта 2, нужно нажать на кнопку "Сохранить как". Программа предложит ввести имя для шаблона. Теперь есть шаблон для Диплома о высшем образовании, его можно применять для других студентов. Шаблон можно изменять, переименовывать или вообще удалить. Создавать можно несколько шаблонов.
4. Есть так же возможность загрузить картинку диплома для более удобной настройки.

Обратите внимание!
Задний фон диплома (картинка диплома) не печатается. Печатается только текст в полях

После всех настроек можно перейти к самой печати. Для этого на панели действий нужно нажать кнопку . Откроется новая вкладка браузера с документом PDF. Остается только отправить на печать получившийся документ. Титульный лист готов. Остались приложения к диплому.

Снова переходим на вкладку Печать документов и повторяем ту же операцию в редакторе дипломов только уже с Приложение к диплому о высшем образовании (лицевая сторона) и Приложение к диплому о высшем образовании (оборотная сторона).

Электронный журнал

В электронном журнале не будут отображаться дисциплины, если в планах(к которым привязаны группы) у них не проставлены часы. Если пользователи привязан к сотруднику преподавателю, то такой пользователь будет видеть занятия только своей кафедры.

Порядок ведения журнала

1. Выбрать год, в зависимости от выставленного года учебные группы меняют свой курс. Например, в 2019 году группа начала обучение, будет отображено, что она на первом курсе. Если же сменить год на 2021, то группа будет отображаться в третьем курсе.
2. Выбрать факультет, курс, учебную группу.
3. После выбора группы появляется таблица из дней недели и информации о проводимых занятиях (менять недели можно по соответствующей кнопке в верхнем правом углу программы). Преподаватель может добавить занятие, нажав по кнопке "Добавить".
4. После этого программа переходит на страницу создания занятия. Здесь указываются:
Занятие
• Дата занятия - вводится с клавиатуры или выбирается из интерактивного календаря;
• Дисциплина - выбирается из выпадающего списка;
• Вид занятия или форма контроля - выбирается вид занятия: лекция, зачет, семинар и т.д., которое проводится;
• Вид оценки - данные со справочников. Например ответ на занятии, контрольная работа и т.д.;
• Скрывать персональные данные - если включить, то ФИО обучающихся будет заменено на цифры (применяется для конкретных занятий);
• Группа/подгруппа/поток - можно по умолчанию оставить группу или поменять на поток, если к примеру проводилась лекция на всем потоке;
Группа
• Группа/подгруппа/поток - по умолчанию стоит группа, так же из выпадающего списка позволяет выбрать, что занятие проводится в подгруппе или в потоке;
• Проводить вместе с группами - позволяет выбрать другие группы, с которыми проводится занятие (не обязательно поток);
• Проводить вместе с подгруппами - позволяет выбрать другие подгруппы, с которыми проводится занятие.
Преподаватель
• Преподаватель - выбрать кнопку "Добавить", затем из всплывающего списка выбрать нужного. Допускается выбор нескольких преподавателей.
Материалы
Программа проставляет данные автоматически, если рабочая программа дисциплины заполнена и утверждена.
• Код темы - не редактируемое поле, подставляется автоматически, если рабочая программа дисциплины заполнена и утверждена;
• Задание - домашнее задание;
• Тест из Moodle - из выпадающего списка выбирается созданный ранее тест;
• Литература в ЭБС - преподаватель может прикрепить учебное издание из электронных библиотечных систем;
• Файлы - преподаватель может прикрепить файл (методичку, задание и т.д.).
Сроки
• Срок сдачи. Если необходимо, чтобы обучающиеся подготовили какую-либо работу на занятие в определенный срок, то выставляется этот параметр. Сроки выбираются в днях. Обучающемуся отобразится информация в виджете о приближении срока сдачи, а так же о завершении срока сдачи;
• Срок проверки. Может выставляться для преподавателя для удобства проверки работ. Отсчет начинается с даты прикрепления обучающимся работы;
• Требовать допуск к оцениванию. Если включен, то преподаватель без доступа к оцениванию не сможет проставить оценки обучающимся. Если доступ есть, то преподаватель может сначала дать отдельным обучающимся доступ, затем выставить им оценки.
После заполнения данных нажать на кнопку "Сохранить".
5. После сохранения, программа переносит на страницу недели. Выделив занятие, можно перейти в него. Здесь отображается вся ранее введенная информация. Теперь можно выставлять обучающимся оценки и пропуски нажав на кнопку "Добавить" напротив нужного студента. Если проводится такое занятие, на котором обязательно нужно быть (будь то зачет, экзамен или лекция), то обучающимся можно выставить долг, нажав на соответствующую кнопку, и выбрать, нужно ли прикрепление файла к этому долгу. Такой долг будет отображаться у обучающихся. Долг можно убрать у всех.
   

   Если указать, что к работе нужно прикрепить файл, то на странице будет указано "Загрузить файл"(загружать файлы может как обучающийся, так и преподаватель), если файл загружен, то "Файлы" и "Скачать". Чтобы перейти к файлам одного обучающегося, нужно нажать "Файлы". Программа перейдет на страницу с файлами. На этой странице файл можно проверить на заимствования, скачать, написать рецензию и указать тему(если это к примеру курсовая работа, то номер темы пойдет в диплом). В истории версий можно посмотреть все файлы, которые загружал обучающийся на данное занятие.

   После выставления оценки ее можно пересдать или исправить. Кнопка "пересдать" добавляет в базу еще одну оценку, при этом старая остается(только в базе данных, не фактически). Кнопка "исправить" полностью заменяет предыдущую оценку(для этого действия есть отдельное право).

Помимо всего на странице занятия можно добавить дополнительные виды работ, отредактировать занятие и распечатать экзаменационную ведомость. После сохранения всех изменений обучающийся сможет увидеть под своей учетной записью свои оценки, долги и домашнее задание.

Обращения

Функционал позволяет настроить разные типы обращений обучающихся к сотрудникам (на факультет или к руководству. Например, отчисление, смена фамилии, предоставление академ.отпуска и т.д.). К отдельным обращениям можно прикрепить шаблоны документов, которые должны заполнять обучающиеся при подаче обращения. Любой обучающийся (со своей учетной записи) может подать обращение, видеть их статус, получить ответ. Сотрудники, которым предоставлено такое право, могут работать с обращениями по своему факультету: писать ответ, менять статус. Создавать обращения могут как обучающиеся, так и сотрудники.

Перед работой с обращениями рекомендуем заполнить справочник "Виды обращений". Видом может быть что угодно, например Смена фамилии. Если прикрепить шаблон для заполнения, то обучающийся/сотрудник не сможет создать обращение без загрузки шаблона.

Далее можно создавать обращения. Для этого необходимо нажать кнопку "Добавить", выбрать вид обращения заполнить его и, если необходимо, прикрепить файл. После этого Обращение будет создано со статусом "Получено". На обращение можно отвечать, и переводить его по статусам. Всего статусов 4: "Получено", "В работе", "Обработано" и "Отклонено". Статусы видят и сотрудники и обучающиеся.

База документов

В базе документов отображены дипломы и приложения к ним. Существует 2 способа ведения записей в базу документов:

1. Через кнопку "Добавить". Такой способ подходит для случаев, когда необходимо перенести данные о дипломах, которые находятся в архиве учебного заведения. Так же есть возможность импорта данных из таблицы и экспорта в таблицу.

2. Через страницу обучающегося. При создании данных для диплома (вкладка "Данные для документов") информация автоматически сохраняется в Базе документов.

Справочники

Информация по справочникам модуля Студент

Отчеты

1. Рейтинг обучающихся - выгружается таблица из 6 вкладок, в которой выстраивается рейтинг по портфолио:
   • Сводные данные - данные за определенный период и на определенных кафедрах. В документе отображается общее количество категорий и видов достижений.
   • Группы - данные о количестве баллов по каждой отдельной группе.
   • Курсы - данные о количестве баллов по каждом отдельном курсе.
   • Факультеты - данные о количестве баллов по каждым отдельном факультете.
   • Специальности - данные о количестве баллов по каждой отдельной специальности.
   • Индивидуально - данные о количестве баллов по каждому отдельному обучающемуся.
2. Количество достижений - сводная таблица с количеством достижений по факультетам, группам, курсам.
3. Экзаменационная ведомость - данный отчет помогает подготовить экзаменационную ведомость к экзамену. Данные выгружаются исходя из выбора проведения зачета (дата, дисциплина) и группы. В данной ведомости отображается вся необходимая информация - факультет, группа, курс, семестр, название дисциплины и тд. В документе отчета 3 вкладки: Чистая - ведомость с обучаемыми без оценок; Заполненная - ведомость с обучаемыми с проставленными оценками; Должники - ведомость с обучаемыми (теми, которые отсутствовали или не сдали), соответственно без оценок.
4. Экзаменационный лист - генерируется экзаменационный лист на каждого отдельного студента.
5. Результат обучения - отображаются результаты обучения для каждого отдельного обучающегося. В данном отчете отображаются 2 вкладки: успеваемость и портфолио. Первая отображает средний балл по каждой дисциплине. Вторая отображает достижение и количество баллов.
6. Статистика по оценкам - отчет, содержащий количество оценок и средний балл по определенным курсам в определенном факультете.
7. Статистика по оценкам по преподавателям - отчет позволяет собрать данные по количеству выставленных оценок по преподавателям.
8. Журнал успеваемости - в отчете отображается средний балл каждого ученика в выбранной группе, а так же пропуски и неотработанные занятия.
9. Печать портфолио - позволяет выгрузить все достижения на определенного обучающегося.
10. Сводная ведомость по формам контроля - предоставляет возможность увидеть количество долгов, успеваемость и средний балл студентов за выбранный семестр.