Для заполнения справочников любого модуля, пользователь должен в главном меню программы «Апекс-ВУЗ» выбрать необходимый модуль, в нем выделить пункт "Справочники", после этого в меню второго уровня отметить необходимый справочник. Право заполнения справочников настраивается администратором. В рабочей области отобразится таблица с данными выбранного справочника. Любую запись можно отредактировать или удалить, нажав на иконку слева необходимой записи (перейти к редактированию любой записи можно, нажав по самой записи справочника). Для добавления новой записи в справочник, необходимо нажать кнопку "Добавить" и в открывшейся форме заполнить поля. После заполнения всех полей формы необходимо нажать кнопку "Создать".

Виды деятельности

Справочник "Виды деятельности" используется в модуле "Планы" и содержит информацию о видах деятельности, по которым готовятся выпускники, освоившие программу обучения.

Порядок заполнения справочника

Название - вносится буквенно-символьные наименования видов деятельности, которые указаны в образовательных стандартах, допускается чередование букв и символов " - . , _" (научно-исследовательская, педагогическая).

Виды занятий

Справочник "Виды занятий" используется в модулях "Планы", "Методическое обеспечение", "Нагрузка", содержит информацию о видах занятий, реализуемых в образовательной организации, последовательности их представления в учебном плане, а также о том, относится данный вид занятия к аудиторным занятиям или нет. Вносить в данный справочник самостоятельную работу не требуется.

Порядок заполнения справочника

Наименование - указывается полное буквенно-символьное наименование вида занятия, допускается чередование букв и символов " - . , _" (лекция, практическое занятие); Сокращенное наименование - вносится буквенно-символьное наименование вида занятия (лек., прз); Сортировка - устанавливается числовое значение, по которому программа будет определять в какой последовательности в документах и отчетах выводятся виды занятий (чем больше число - тем позже будет располагаться данный вид занятия). Например, если у вида занятия лекция значение установлено 98, у семинара - 99, а у практического занятия - 100, то в документах виды занятий будут выстроены в следующей последовательности: лекции, семинар, практическое занятие; Активен - содержит переключатель, благодаря которому можно указать, что определенный вид занятия больше не используется в образовательной организации.

Виды контроля

Справочник "Виды контроля" используется в модулях "Планы", "Методическое обеспечение" и "Нагрузка", содержит информацию о видах контроля, реализуемых в образовательной организации, а также относится ли они к основным или дополнительным видам контроля, а также надо ли выделять часы на прием данного вида контроля.

Порядок заполнения справочника

Наименование - вносится полное буквенно-символьное наименование вида контроля, допускается чередование букв и символов " - . , _" (экзамен, зачетс оценкой); Сокращенное наименование - вносится буквенно-символьное наименование вида контроля (экз, зач.оц.); Основная форма контроля - переключатель устанавливается в позицию "Включено", если данный вид контроля является основным (например, экзамен, зачет и т.д.), в позицию "Выключено", если данная форма контроля является дополнительной (например, контрольная работа); Учитывать часы (активен только для основных форм контроля) - переключатель устанавливается в позицию "Включено", если необходимо предоставить возможность пользователю заполнять часы, выделяемые для данного вида контроля; Активен - переключатель, благодаря которому можно указать, что определенный вид контроля больше не используется в образовательной организации.

Виды методических материалов

Справочник "Виды методических материалов" используется в модулях "Методическое обеспечение", "Студент", содержит информацию о разновидностях методических материалов, которые необходимо хранить на сервере, а также обеспеченность которыми будет проверять программа «Апекс-ВУЗ». Есть возможность выделить отдельные факультеты или формы обучения, для которых необходимо создавать определенные методические материалы, указывать, какие именно методические материалы доступны для просмотра обучающимся.

Порядок заполнения справочника

Наименование - вносится полное буквенно-символьное наименование методического материала, допускается чередование букв и символов " - . , _" (фондовая лекция, методические указания по изучению дисциплины). Сокращенное наименование - вносится буквенно-символьное краткое наименование методического материала (ФЛ, мет.ук-я по ИД). Заполняется для дисциплин, преподаваемых на следующих факультетах - необходимо выделить те факультеты, на которых изучаются дисциплины, подлежащие обеспечению создаваемым методическим материалом. Заполняется для дисциплин по следующим формам обучения - необходимо выделить те формы обучения, которые должны быть обеспечены создаваемым методическим материалом. Срок действия - из выпадающего списка выбирается срок действия методического материала. Есть возможность установить срок действия от 1 до 10 лет или "бессрочно". Активен - можно установить или снять активность с методического материала (утратится возможность добавлять методические материалы этого типа, программа «Апекс-ВУЗ» перестаёт контролировать обеспеченность этим материалом дисциплин). Доступен обучающемуся - можно указать, какие именно методические материалы доступны для просмотра обучающимся в модуле "Студент".

Виды самостоятельной работы

Данные справочника "Виды самостоятельной работы" используются в модуле "Методическое обеспечение". Он позволяет разделить на виды самостоятельную работу в целом.

Порядок заполнения справочника

Наименование - указывается полное буквенно-символьное наименование определенного вида самостоятельной работы, допускается чередование букв и символов " - . , _" (подготовка к контрольной работе; изучение тем, не включенных в аудиторные занятия) Аудиторное - переключатель позволяет указать, что отдельные виды самостоятельной работы являются аудиторными Активен - содержит переключатель, благодаря которому можно указать, что определенный вид самостоятельной работы больше не используется в образовательной организации

Виды ученой степени

Справочник "Ученая степень" используется в модуле "Штаты", хранит информацию о видах ученой степени, используемых в образовательной организации. В данном справочнике заполняется только вид ученой степени, ее уровень заполняется в отдельном справочнике.

Порядок заполнения справочника

Полное наименование - вносится полное буквенное наименование вида ученой степени (физико-математических наук); Сокращенное наименование - вносится сокращенное буквенно-символьное наименование вида ученой степени (ф.-м.н.).

Группы достижений

Справочник "Группы достижений" содержит информацию о направлениях (категориях) достижений обучающихся. Используется при формировании портфолио обучающегося в модуле "Студент".

Порядок заполнения справочника

Название - вносится полное буквенное наименование группы достижений (воспитательная работа, научная); Сортировка - указывается числовое значение, по которому программа будет определять порядок сортировки групп достижений (чем меньше число, тем выше положение группы будет отображаться в портфолио).

Дисциплины

Справочник "Дисциплины" используется в модулях "Планы", "Методическое обеспечение", "Нагрузка", содержит информацию о полном и сокращенном наименовании дисциплины, а также о кафедре, за которой закреплено проведение дисциплины. Сокращенное наименование дисциплины используется в некоторых отчетах и формах, поэтому желательно заполнять так, чтобы по сокращению можно было идентифицировать определенную дисциплину.

Порядок заполнения справочника

Наименование - вносится полное буквенно-символьное наименование дисциплины, допускается чередование букв и символов " - . , _" (Иностранный язык); Сокращенное наименование - вносится буквенно-символьное наименование дисциплины (ин.язык); Закрепленная кафедра - указывается кафедра, за которой закреплено преподавание данной дисциплины. Если дисциплина закреплена за определенной кафедрой в этом справочнике, то при добавлении в учебный план этой дисциплины будет автоматически заполнено поле "Кафедра". Смена в учебном плане кафедры не повлечет изменение кафедры в справочнике. И наоборот, смена кафедры в справочнике, не приведет к закреплению дисциплины за другой кафедрой во всех ранее созданных учебных планах

Алгоритм заполнения и использования данных из этого справочника в учебных планах

при заполнении дисциплины в учебном плане или шаблоне плана система определяет,

есть ли такая дисциплина в справочнике. Если дисциплина уже имеется в справочнике, то программа предложит заполнить наименование дисциплины автоматически (если в справочнике дисциплина закреплена за кафедрой, то поле кафедра в учебном плане или шаблоне плана будетзаполнено автоматически);

если дисциплины нет в справочнике, то внутри учебного плана, шаблона плана или

категории обучающихся можно вручную внести новую дисциплину, она автоматически появится в справочнике;

дисциплины, которые автоматически попали в справочник из учебного плана, шаблона

плана или категории обучающихся не закреплены в справочнике за кафедрой. Закрепление дисциплины в учебном плане не ведет к закреплению этой дисциплины за кафедрой в справочнике;

закрепление дисциплины за кафедрой в справочнике не влияет на закрепление

дисциплин в ранее созданных учебных планах или категориях обучающихся. Изменение кафедры, закрепленной за дисциплиной в справочнике, также не приведет к изменению кафедр в ранее созданных учебных планах или категориях обучающихся (если учебные планы ранее создавались и утверждались, они не должны быть изменены впоследствии);

кафедра из справочника будет заполняться автоматически только во вновь

создаваемых учебных планах или категориях обучающихся;

изменение полного или сокращенного наименования дисциплины в справочнике

автоматически изменяет название дисциплины во всех учебных планах, шаблонах планов и категориях обучающихся.

Должности

Справочник "Должности" используется в модуле "Штаты", хранит наименования должностей, которые используются в образовательной организации.

Порядок заполнения справочника

Полное наименование - вносится буквенно-символьное наименование должности, которая есть в образовательной организации, допускается чередование букв и символов " - . , _" (преподаватель, доцент, ректор); Сокращенное наименование - вносится сокращенное буквенно-символьное наименование должности, допускается чередование букв и символов " - . , _" (пр., доц., рр); Сортировка - указывается числовое значение положения должности в справочнике (чем больше число, тем выше позиция, на которой будет отображаться данная должность в справочнике, и тем выше будет позиция всех работников, занимающих данную должность в таблице "Сотрудники"); Категория должности - из выпадающего списка необходимо выбрать ту категорию, к которой относится создаваемая должность (список категорий формируется в справочнике "Категории должностей").

Категории должностей

Справочник "Категории должностей" используется в модуле "Штаты", определяет разновидности категорий, к которым могут относиться все должности в образовательной организации, а также участие данных категорий в учебном процессе образовательной организации.

Порядок заполнения справочника

Наименование категории - вносится буквенно-символьное наименование категории, к которой может относиться должность. Допускается чередование букв и символов " - . , _" (педагогические работники, вспомогательный состав); Преподает - отмечается, участвует ли данная категория должностей в учебном процессе (если участвует, то необходимо включить переключатель).

Квалификации

Справочник "Квалификации" используется в модуле "Планы", содержит информацию о наименованиях квалификаций, которые могут присваиваться выпускникам определенных профессий, специальностей или направлений подготовки, установленных нормативноправовыми актами Министерства образования и науки (в частности, приказом МОН РФ от 12.09.2013 года № 1061 или иными нормативными актами, регулирующими данную область). Данный справочник поставляется уже заполненным, но есть возможность отредактировать или удалить любую запись, добавить новый вид профессии, специальности или направления подготовки.

Порядок заполнения справочника

Квалификация - вносится полное буквенно-символьное наименование квалификации, допускается чередование букв и символов " - . , _" (Артист драматического театра, Астроном).

Направления/Специальности

Справочник "Направления/специальности" используется в модуле "Планы", содержит информацию о видах профессий, специальностей и направлений подготовки, установленных нормативно-правовыми актами Министерства образования и науки (в частности, приказом МОН РФ от 12.09.2013 года № 1061 или иными нормативными актами, регулирующими данную область). Каждый вид профессии, специальности или направления подготовки должен относиться к какой-либо одной определенной укрупненной группе. Данный справочник поставляется уже заполненным, но есть возможность отредактировать или удалить любую запись, добавить новый вид профессии, специальности или направления подготовки. Данные этого справочника влияют на код, который будет автоматически формироваться программой для каждой профессии, специальности и направления подготовки (пятая и шестая цифры шестизначного кода).

Порядок заполнения справочника

Область образования - из выпадающего списка выбирается область образования, к которой относится укрупненная группа (Математические и естественные науки, Здравоохранение и медицинские науки). Укрупненная группа - из выпадающего списка выбирается укрупненная группа, к которой относится профессия, специальность или направление подготовки (Математика и механика). Наименование - вносится полное буквенно-символьное наименование профессии, специальности или направления подготовки, допускается чередование букв и символов " - . , _" (Фундаментальные математика и механика, Компьютерная безопасность). Код - вносится цифровое значение, соответствующее этой профессии, специальности или направлению подготовки (01, 05).

Области образования

Справочник "Области образования" используется в модуле "Планы", содержит информацию об областях образования, установленных нормативно-правовыми актами Министерства образования и науки (в частности, приказом МОН РФ от 12.09.2013 года № 1059 или иными нормативными актами, регулирующими данную область). Данный справочник поставляется уже заполненным, но есть возможность отредактировать или удалить любую запись, добавить новую область образования.

Порядок заполнения справочника

Наименование - вносится полное буквенно-символьное наименование области образования, допускается чередование букв и символов " - . , _" (Математические и естественные науки, Гуманитарные науки).

Поля рабочих программ

Справочник "Поля рабочей программы" используется в модуле "Методическое обеспечение", и позволяет добавлять в рабочую программу дисциплин текстовые поля, в которые пользователи смогут вносить необходимую информацию. Сотрудник образовательной организации, имеющий базовые навыки программирования на языке PHP и владеющий библиотеками PHPWord и PHPExcel, сможет указать, где и как выводить данные из этих полей в печатной форме при генерации отчета "Рабочая программа дисциплин" (подробно описано в разделе "Настройка отчета").

Порядок заполнения справочника

Название поля - вносится полное буквенно-символьное наименование текстового поля, которое будет добавлено в рабочую программу дисциплин. Допускается чередование букв и символов " - . , _" (Основная литература, Тематика курсовых работ). Код поля - вносится наименование поля в латинской транскрипции без пробелов и знаков препинания. Допускается соединение слов знаком "_" (нижнее подчеркивание) (literature_primary, course_works). Раздел - из выпадающего списка необходимо выбрать, в каком разделе рабочей программы дисциплин будет отображаться новое поле. Любые новые поля можно добавлять на вкладки "Обеспечение" (разделы "Литература" или "Иное обеспечение") и "Формы контроля" (раздел "Тематика форм контроля"). Сортировка - числовое значение поля, по которому система «Апекс-ВУЗ» определяет, в какой последовательности должны следовать поля внутри разделов электронной формы рабочей программы дисциплин (чем больше число, тем выше позиция поля).

Размер ставки

Справочник "Размер ставки" используется в модуле "Штаты", хранит информацию о размерах ставок, на которые может быть оформлен работник образовательной организации.

Порядок заполнения справочника

Размер ставки - вносится числовое обозначение размера ставки от 0 до 1, допускается указание десятичного размера ставки, разделенного запятой (1; 0,5; 0,25; 0); Наименование ставки - можно внести наименование ставки, которое принято в образовательной организации: допускается внесение данных либо словами (полная ставка; половина ставки; четверть ставки; почасовая оплата), либо цифрами и буквами (1 ставка; 0,5 ставки; 0,25 ставки; почасовка).

Специализация

Справочник "Специализации" используется в модуле "Планы", позволяет для любой специальности назначить узкую специализацию. Каждая специализация должна относиться к какой-либо одной определенной специальности.

Порядок заполнения справочника

Область образования - из выпадающего списка выбирается область образования, к которой относится укрупненная группа (Науки об обществе); Укрупненная группа - из выпадающего списка выбирается укрупненная группа, к которой относится профессия, специальность или направление подготовки (Юриспруденция); Направление/специальность - из выпадающего списка выбирается наименование специальности, к которой относится специализация (Правоохранительная деятельность); Наименование - вносится полное буквенно-символьное наименование специализации, допускается чередование букв и символов " - . , _" (Административная деятельность органов внутренних дел).

Укрупненные группы

Справочник "Укрупненные группы" используется в модуле "Планы", содержит информацию об укрупненных группах областей образования, установленных нормативно-правовыми актами Министерства образования и науки (в частности, приказом МОН РФ от 12.09.2013 года № 1059 или иными нормативными актами, регулирующими данную область). Каждая укрупненная группа должна относиться к какой-либо одной определенной области образования. Данный справочник поставляется уже заполненным, но есть возможность отредактировать или удалить любую запись, добавить новую. Данные этого справочника влияют на код, который будет автоматически формироваться программой для каждой профессии, специальности и направления подготовки (первые две цифры шестизначного кода).

Порядок заполнения справочника

Наименование - вносится полное буквенно-символьное наименование укрупненной группы области образования, допускается чередование букв и символов " - . , _" (Математика и механика); Код - вносится цифровое значение, соответствующее этой укрупненной группе (01, 33); Область образования - из выпадающего списка выбирается область образования, к которой относится укрупненная группа (Математические и естественные науки, Здравоохранение и медицинские науки).

Уровень ученой степени

Справочник "Уровень ученой степени" используется в модуле "Штаты", хранит информацию об уровнях ученой степени, используемых в образовательной организации. В данном справочнике заполняется только уровень ученой степени: вид ученой степени заполняется в отдельном справочнике.

Порядок заполнения справочника

Полное наименование - вносится полное буквенное наименование уровня ученой степени (кандидат, доктор); Сокращенное наименование - вносится сокращенное буквенно-символьное наименование уровня ученой степени (к., д.)

Уровни образования

Справочник "Уровни образования" используется в модуле "Планы", содержит информацию о видах перечней профессий, специальностей и направлений подготовки, установленных нормативно-правовыми актами Министерства образования и науки (в частности, приказом МОН РФ от 12.09.2013 года № 1059 или иными нормативными актами, регулирующими данную область). Данный справочник поставляется уже заполненным, но есть возможность отредактировать или удалить любую запись, добавить новый вид перечня. Данные этого справочника влияют на код, который будет автоматически формироваться программой для каждой профессии, специальности и направления подготовки (третья и четвертая цифры шестизначного кода).

Порядок заполнения справочника

Наименование - вносится полное буквенно-символьное наименование вида перечней профессий, специальностей и направлений подготовки, допускается чередование букв и символов " - . , _" (СПО - профессии; ВО - специалитет); Код - вносится цифровое значение, соответствующее этому виду перечней профессий, специальностей и направлений подготовки (01, 05).

Ученые звания

Справочник "Ученые звания" используется в модуле "Штаты", хранит информацию об ученых званиях, используемых в образовательной организации.

Порядок заполнения справочника

Наименование - вносится полное наименование ученого звания (доцент, профессор).

Формы обучения

Справочник "Формы обучения" используется в модулях "Планы", "Методическое обеспечение", "Студент", хранит информацию о формах обучения, реализуемых в образовательной организации. В данном справочнике заполняется только наименование формы обучения.

Порядок заполнения справочника

Форма обучения - вносится полное буквенно-символьное наименование формы обучения, допускается чередование букв и символов " - . , _" (очно-заочная, заочная с применением ДОТ) Система обучения - выпадающий список, в котором необходимо выбрать одну из систем обучения. Бывают три системы обучения: классическая, сессионная и заездная. Классическая система обучения предусматривает непрерывный учебный процесс в течение всего срока обучения; все группы, обучающиеся по одному учебному плану или одной категории при такой системе, будут обучаться одновременно; чаще всего подходит для очной формы обучения. Графическое (условное) представление организации учебного процесса при классической системе обучения представлено на рисунке:

Классиякская система обучения
Текст ячейки	Текст ячейки	Текст ячейки	Текст ячейки
Текст ячейки	Текст ячейки	Текст ячейки	Текст ячейки
Текст ячейки	Текст ячейки	Текст ячейки	Текст ячейки