Модуль создан для создания организационных мероприятий. Концепций мероприятий может быть несколько. Но общая суть в следующем:

Последовательность работы в модуле:

заполнение справочников;
создание мероприятия;
учет проведения мероприятия.

Задачи

[Вебинар на тему: функционал «Задачи» модуля «Организация деятельности»"]

Мероприятия

Отображаются все мероприятия с возможность фильтрации. Участвовать в мероприятиях могут сотрудники и студенты организации, а так же лица, не зарегистрированные в программе. Количество участников не ограничено. Для создания мероприятия необходимо нажать в верхней или нижней части экрана кнопку "Добавить".

Создание мероприятия

Перед созданием мероприятия необходимо заполнить справочники.

Наименование - допускается любой символ.
Дата мероприятия - указывается дата проведения мероприятия. Задействована только на странице мероприятий.
Полный день - при включении убирает время начала и время окончания.
- Время начала - указывается время начала мероприятия.
- Время окончания - указывается время окончания мероприятия.
Вид мероприятия - указывается вид из выпадающего списка. Виды мероприятий настраиваются в справочнике модуля.
Тип конференции - выбор из трех: онлайн, оффлайн, смешанный.
Группы - просто теги мероприятия.

Далее идут две настройки по регистрации участников.

Разрешена самостоятельная регистрация участников - если выключено, то такие мероприятия не будут видны другим пользователям(студентам) и зарегистрироваться самостоятельно не смогут. Исключения составляют пользователи с полным доступом к модулю. Они могут видеть все мероприятия. Если включено, то такие мероприятия видны другим пользователям(студентам) и они могут зарегистрироваться.
Есть публичная страница - если включено, то после создания мероприятия можно открыть в новой вкладке публичную страницу. Публичная страница - это отдельная от программы страница, которую видно в сети Интернет. В том числе людям, не зарегистрированным в программе. На странице отображается краткая информация о мероприятии. Если включен пункт "Разрешена самостоятельная регистрация участников", то через публичную страницу смогут зарегистрироваться сотрудники(студенты), а так же пользователи, которые не зарегистрированы в программе.
Участник может проводить занятия во время мероприятия - дорабатываемый функционал.
Конкурс - позволяет открыть конкурс в мероприятии. Подробнее о конкурсах позже.
Описание - допускаются любые символы.
Ожидаемые результаты - допускаются любые символы. Аналог описания.
Изображение - обложка мероприятия. Позволяет вставить картинку формата .jpg .jpeg .png. Изображение видно в основной информации мероприятия и на публичной странице.
Прикрепленные файлы - позволяет прикрепить файл любого формата. Такие файлы видно в основной информации мероприятия и на публичной странице, а так же они доступны для скачивания.
Дополнительная информация - все данные в это категории отображаются на странице мероприятия и на публичной странице.
Анкета участника - вопросы к участнику. Заполнять анкету при создании мероприятия не обязательно.

Основная информация

На вкладке «Основная информация» отображается вся информация о мероприятии, а также автоматически созданная ссылка для регистрации новый пользователей на мероприятие.

В меню «Участие в мероприятии» отображается статус участия, а также кнопка «Участвовать в мероприятии» для подачи заявки на участие.

В меню «Действия» кнопка «Редактировать основную информацию» позволяет изменить информацию о мероприятии.

Кнопка «Настроить анкету участник» отображает страницу настройки анкеты, которую необходимо заполнить всем пользователям при подаче заявки на участие в мероприятии. В открытом окне настройки анкеты необходимо указать обязательные и необязательные поля для заполнения и нажать «Сохранить».

Кнопка «Сделать неактивным» деактивирует мероприятие. Такое мероприятие имеет статус «Неактивно» и не отображается по умолчанию в списке всех мероприятий.

Кнопка «Завершить мероприятие» блокирует мероприятие для дальнейшего редактирования.

Кнопка «Подготовить к печати» - при нажатии сгенерируется отчет с информацией о мероприятии, а также с прикрепленными к нему файлами участников.

Кнопка «Удалить» - удаляет созданное мероприятие без возможности восстановления.

Кнопка «Создать копию» позволяет создать копию мероприятия для дальнейшего редактирования.

В меню «Конференция» происходит работа с видеоконференцией мероприятия.

Этапы

На вкладке «Этапы» настраиваются этапы проведения мероприятия и ответственные за каждый этап.

Для добавления нового этапа необходимо нажать кнопку «Добавить», заполнить поля «Наименование», «Дата и время начала», «Дата и время окончания» и указать ответственных в поле «Ответственные». Нажать кнопку «Сохранить». На вкладке «Этапы» отобразится новый этап.

Если этап выполнен, необходимо нажать на кнопку «Галочка» и указать дату выполнения с комментарием.

Этапы можно редактировать и удалять нажатием на соответствующие кнопки.

Программа

На данной вкладке настраиваются залы (секции) мероприятия и программа проведения мероприятия по залам.

Для добавления залов (секций) необходимо нажать кнопку «Добавить» и заполнить поля. Есть возможность проводить отдельную видеоконференцию для каждого зала.

Программа добавляется на каждый созданный зал (секцию) через нажатие кнопки «Добавить». В открывшейся странице указываются даты и врем проведения и окончания программы, добавляются докладчики из числа участников и прикрепляются документы (файлы) из добавленных документов участниками в мероприятии.

Этапы можно редактировать и удалять нажатием на соответствующие кнопки.

Участники

На данной вкладке отображается список участников, владельцев, наблюдателей, модераторов и экспертов.

Владелец редактирует мероприятие, вносит всю необходимую информацию.

Наблюдатели могут просматривать основную информацию мероприятия.

Модераторы могут редактировать и управлять мероприятием также, как и владелец, но не могут редактировать основную информацию мероприятия.

Эксперты работают на вкладке «Конкурс» оценивают номинантов и номинации.

Участники могут прикреплять из своего личного кабинета файлы мероприятия, подключаться к видеоконференции, оставлять комментарии на вкладке «Обсуждения».

Есть два варианта добавления участников:

Кнопка «Добавить» - отображает страницу ручного добавления приглашения к участию из числа пользователей, сотрудников или обучающихся. На данной странице можно выбрать несколько пользователей и направить приглашение сразу всем выбранным.
Кнопка «Импортировать» - возможность загрузки списка участников по приложенному шаблону.

Участники имеют три статуса:

Приглашение отклонено - пользователь или модератор отклонили приглашение к участию в мероприятии;
Участвует - владелец или модератор подтвердил участие данного пользователя;
Приглашен - пользователь приглашен к участию в мероприятии.

На основной информации в меню «Участие в мероприятии» нажатием на кнопку «Перейти в кабинет участника» участник переходит в свой личный кабинет. Там заполняются поля анкеты и есть возможность прикрепления файла в мероприятие при нажатии на соответствующую кнопку.

Файлы

На данной вкладке отображаются все прикрепленные файлы в мероприятии участниками. Модератор и владелец мероприятия видят все файлы, участник - свои и те, в которых настроено отображение.

Файлы имеют три статуса:

На рассмотрении - файл прикреплен, но не утвержден;
Утвержден - файл утвержден модератором или владельцем мероприятия;
Отклонен - файл отклонен модератором или владельцем мероприятия.

При нажатии на наименование файла открывается окно работы с файлом. В меню «Действия» следующие кнопки:

Кнопка «Утвердить файл» - утверждает прикрепленный файл.
Кнопка «Отклонить файл» - отклоняет прикрепленный файл.
Кнопка «Загрузить новую версию файла» - позволяет заменить текущий прикрепленный файл и загрузить новый. На вкладке «История файла» оба файла: и старый, и новый будут отображаться.
Кнопка «Скачать последнюю версию» загрузит последнюю прикрепленную версию файла.
Кнопка «Настроить видимость» - позволяет настроить отображение файла для остальных участников мероприятия.
Кнопка «Редактировать документ» позволяет изменить основную информацию файла.
Кнопка «Удалить документ» - удаляет прикрепленный файл из мероприятия.

В кабинете файла можно оставлять комментарии.

Обсуждение

На данной вкладке участники могут оставлять сообщения в данном мероприятии.

Задавать вопросы можно в двух режимах отображения: «Только организаторам» и «Всем участникам».

Чтобы отправить сообщения необходимо ввести текст в поле «Задать вопрос» и нажать кнопку «Отправить».

Журнал событий

На данной вкладке отображаются события проводимые участниками и владельцами в данном мероприятии. Вкладка носит информационный характер.

Конкурс

Владельцы и модераторы могут настраивать конкурс в меню «Действия».

Кнопка «Назначить/удалить экспертов» позволяет добавить экспертов в конкурс из числа подтвержденных участников.

Кнопка «Настроить систему оценивания» позволяет настроить тип голосования, предоставить возможность оставлять комментарии, добавить критерии.

Кнопка «Завершить конкурс» при нажатии выводит результаты конкурса и блокирует конкурс для дальнейшего редактирования и внесения оценок.

В разделе «Оценка номинации/номинантов» с помощью кнопки «Добавить» настраивается тип номинации и указывается номинация.

Обратите внимание!
Данная вкладка отображается при открытии конкурса для мероприятия.

Справочники

Отчеты

В данном разделе можно сгенерировать следующие отчеты модуля:

План деятельности - выгружает список запланированных мероприятий за указанный период.
Отчет по мероприятию - генерируется отчет с информацией о мероприятии, а также с прикрепленными к нему файлами участников.