Штаты
Модуль "Штаты" системы автоматизации учебного процесса «Апекс-ВУЗ» предназначен для управления работниками образовательной организации: в основном - педагогическими работниками, но возможно внесение информации о вспомогательном составе, руководстве организации.
Возможно осуществление таких действий с работниками образовательной организации, как добавление работников, редактирование их личных данных, перевод из одного подразделения в другое, назначение на новые должности, увольнение и так далее. При этом вся история работы в образовательной организации сохраняется, постоянно накапливаясь. Также данный модуль позволяет анализировать занятость штатных должностей сотрудниками, наличие вакантных должностей в образовательной организации в целом или в определенном подразделении.
Для удобства и корректности формирования данных в модуле "Штаты" рекомендуется придерживаться следующей последовательности работы в модуле:
- заполнение справочников
- формирование структуры подразделений образовательной организации
- заполнение штатного приказа (если необходимо анализировать наличие вакантных
должностей в подразделении)
- добавление работников образовательной организации
- редактирование личных данных сотрудников
- перевод сотрудников на новые должности внутри одного или разных подразделений,
назначение на несколько должностей одновременно (совмещение)
- увольнение и восстановление сотрудников
Сотрудники
Подразделения
Для того, чтобы иметь возможность добавлять сотрудников образовательной организации в определенные подразделения, необходимо в программе "Апекс-ВУЗ" создать структуру подразделений. Рекомендуется создавать структуру, максимально приближенную к реальной структуре подразделений образовательной организации. Для этого необходимо добавить отделы, службы, факультеты и кафедры. При этом в программе «Апекс-ВУЗ» реализована возможность строить иерархию подразделений: они могут быть как самостоятельными, так и иметь древовидную архитектуру, иметь определенную "подчиненность", то есть могут быть созданы родительские и дочерние подразделения (например, факультету могут принадлежать кафедры).
Перечень всех, уже добавленных в программу «Апекс-ВУЗ» подразделений отображается в меню второго уровня при выборе в главном меню пунктов Штаты > Сотрудники или Штаты > Штатный приказ.
Создание нового подразделения
Выбрав пункт "Добавить", открывается страница создания нового подразделения. В поле "Название подразделения" вносится полное наименование подразделения, допускается сочетание букв и символов - . , _ " (Кафедра иностранного языка, Факультет повышения квалификации).
В поле "Сокращенное название" вносится сокращенное наименование подразделения (Ин.яз, ФПК).
В поле "Родительское подразделение" необходимо указать, каким является новое подразделение: самостоятельным или "дочерним". Если подразделение является самостоятельным (то есть не входит в состав другого подразделения), то в верхней части окна "Родительское подразделение" необходимо выделить сокращенное наименование образовательной организации (или надпись "Корневой раздел"). Если новое подразделение является структурным, "дочерним" подразделением другого подразделения, то в окне "Родительское подразделение" выделяется то подразделение, чьим структурным подразделением оно является. Например, если кафедра иностранного языка закреплена за факультетом лингвистики, то при создании кафедры иностранного языка в поле "Родительское подразделение" необходимо будет выделить факультет лингвистики.
Ниже надо отметить, может ли подразделение содержать сотрудников. Если за создаваемым подразделением планируется закреплять сотрудников, то необходимо включить переключатель рядом с надписью "Может содержать сотрудников". В противном случае, поле "Может содержать сотрудников" выделять не требуется. Подразделения, в которые нельзя добавлять сотрудников, используются в основном для группировки других подразделений. Например, пользователь может создать подразделение Кафедры, указать, что оно не содержит работников, а внутрь подразделения Кафедры добавлять все кафедры, которые есть в образовательной организации. После заполнения всех полей необходимо нажать на кнопку "Создать".
Рекомендуется создать родительские подразделения "Кафедры" и "Факультеты", которым указать, что они являются по типу кафедрами и факультетами соответственно, не могут содержать сотрудников. В них уже можно помещать необходимые кафедры или факультеты.