Модуль предназначен для структурирования образовательной организации и управления ее работниками: в основном - педагогическими работниками, но возможно внесение информации о вспомогательном составе, руководстве организации.

Последовательность работы в модуле:

заполнение справочников;
формирование структуры подразделений образовательной организации;
заполнение штатного приказа (если необходимо анализировать наличие вакантных должностей в подразделении);
добавление работников образовательной организации;
редактирование личных данных сотрудников;
перевод сотрудников на новые должности внутри одного или разных подразделений, назначение на несколько должностей одновременно (совмещение);
увольнение и восстановление сотрудников.

Сотрудники

Подразделения

Для того, чтобы иметь возможность добавлять сотрудников образовательной организации в определенные подразделения, необходимо создать структуру подразделений. Рекомендуется создавать структуру, максимально приближенную к реальной структуре подразделений образовательной организации. Для этого необходимо добавить отделы, службы, факультеты и кафедры. При этом в программе реализована возможность строить иерархию подразделений: они могут быть как самостоятельными, так и иметь древовидную архитектуру, иметь определенную "подчиненность", то есть могут быть созданы родительские и дочерние подразделения (например, факультету могут принадлежать кафедры).

Перечень всех, уже добавленных подразделений отображается в меню второго уровня при выборе в главном меню пунктов Штаты > Сотрудники или Штаты > Штатный приказ.

Создание нового подразделения

Во вкладке "Сотрудники", выбрав пункт "Добавить"(синий значок плюса), открывается страница создания нового подразделения.

Интерфейс создания и редактирования

В поле "Название" вносится полное наименование подразделения, допускается сочетание букв и символов - . , _ " (Кафедра иностранного языка, Факультет повышения квалификации).
В поле "Сокращенное название" вносится сокращенное наименование подразделения (Ин.яз, ФПК).
В поле "Родительское подразделение" необходимо указать, каким является новое подразделение: самостоятельным или "дочерним". Если подразделение является самостоятельным (то есть не входит в состав другого подразделения), то в верхней части окна "Родительское подразделение" необходимо выделить сокращенное наименование образовательной организации (или надпись "Корневой раздел"). Если новое подразделение является структурным, "дочерним" подразделением другого подразделения, то в окне "Родительское подразделение" выделяется то подразделение, чьим структурным подразделением оно является. Например, если кафедра иностранного языка закреплена за факультетом лингвистики, то при создании кафедры иностранного языка в поле "Родительское подразделение" необходимо будет выделить факультет лингвистики.
Ниже надо отметить, может ли подразделение содержать сотрудников. Если за создаваемым подразделением планируется закреплять сотрудников, то необходимо включить переключатель рядом с надписью "Может содержать сотрудников". В противном случае, поле "Может содержать сотрудников" выделять не требуется. Подразделения, в которые нельзя добавлять сотрудников, используются в основном для группировки других подразделений. Например, пользователь может создать подразделение Кафедры, указать, что оно не содержит работников, а внутрь подразделения Кафедры добавлять все кафедры, которые есть в образовательной организации. После заполнения всех полей необходимо нажать на кнопку "Создать".

Рекомендуется создать родительские подразделения "Кафедры" и "Факультеты", которым указать, что они являются по типу кафедрами и факультетами соответственно, не могут содержать сотрудников. В них уже можно помещать необходимые кафедры или факультеты. В противном случае созданные вами факультеты и кафедры без родительских подразделений не будут отображаться в других модулях программы.

Редактирование имеющегося подразделения

Для редактирования определенного подразделения необходимо нажать на кнопку "Изменить". На открывшейся странице есть возможность отредактировать наименование подразделения, изменить родительское подразделение.

Удаление подразделения

Для удаления определенного подразделения необходимо выбрать пункт "Удалить"(красный крестик около кнопки "Изменить"). Подразделение будет удалено из базы данных.

Обратите внимание!
Если подразделение содержит сотрудников или дочерние подразделения, потребуется удалить дочерние подразделения и уволить/перевести всех сотрудников.

Сотрудники(персонал)

После того, как заполнены справочники модуля "Штаты", а также добавлены подразделения и сформирован штатный приказ, пользователи приступают к формированию базы данных по сотрудникам образовательной организации. Для работы с сотрудниками в программе необходимо выделить в главном меню пункты Штаты > Сотрудники, а в меню второго уровня - необходимое подразделение. В рабочей области отобразится таблица со списком сотрудников подразделения.

Основные действия

Чтобы добавить сотрудника в определенное подразделение надо в главном меню выделить пункты Штаты > Сотрудники, в меню второго уровня выделить необходимое подразделение, нажать кнопку "Добавить". Добавление нового сотрудника в необходимое подразделение может проходить по одному из четырех сценариев:

добавление нового сотрудника (которого нет в базе данных);
перевод сотрудника из другого подразделения;
назначение сотрудника на дополнительную должность внутри одного или разных подразделений (совмещение);
восстановление ранее уволенного сотрудника. Для любого из этих сценариев можно воспользоваться одной кнопкой "Добавить" на странице с сотрудниками того подразделения, куда необходимо назначить сотрудника;
импорт списка сотрудников.

Добавление нового сотрудника

Способы добавления сотрудников

После нажатия кнопки "Добавить" в открывшейся форме "Данные нового сотрудника" необходимо заполнить необходимые поля. Часть полей является выпадающими списками, которые заполняются в соответствующих справочниках программы. После заполнения нажимаем кнопку "Сохранить".

Также добавить одного или несколько сотрудников возможно путем импорта информации о них из файла с табличной формой (формат .xlsx или .ods). Для этого надо на странице подразделения нажать на дополнительную кнопку с иконкой треугольника (рядом с кнопкой «Добавить») и выбрать пункт «Импортировать». Формат записи должен совпадать с образцом, который можно скачать. После загрузки заполненной таблицы программа предложит подтвердить импортируемые данные по каждому сотруднику (можно их отредактировать перед импортом), нажать кнопку «Сохранить».

Обратите внимание!
Содержание (колонки) файла зависят от данных справочников «Сотрудник: группы полей» и «Сотрудник: поля»; поля, обязательные для заполнения, помечены знаком «*»; файл можно заполнять, обновлять и импортировать несколько раз, информация по ранее внесенным сотрудникам будет обновляться.

Добавленных обучающихся можно экспортировать в таблицу, нажав соответствующую кнопку.

Порядок заполнения формы добавления нового сотрудника

в разделе "Личные данные" заполняются поля "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Дата рождения". В первые три поля допускается вносить буквы (кириллица) и дефис, а поле "Дата рождения" можно заполнять вручную или выбрать дату из раскрывшегося календаря (Иванов Иван Иванович, 01.01.1970). Поле "Отчество" является необязательным для заполнения. Дату рождения заполнять необходимо, чтобы предотвратить возможность добавления в программу одного и того же сотрудника повторно.
в разделе "Должность" заполняются поля, связанные с должностью: "Должность", "Ставка", "Вакансия", "Дата начала работы в должности". Первые два поля - выпадающие списки (формируются в соответствующих справочниках). Поле "Вакансия" отображается в том случае, если в образовательной организации используется функционал "Штатный приказ" и является выпадающим списком, в котором необходимо выбрать за счет какой штатной ставки назначен новый сотрудник (по умолчанию в этом поле отображаются ставки того подразделения, в которое добавляется новый сотрудник. Если надо принять сотрудника за счет штатной должности, закрепленной за другим подразделением, то необходимо отметить пункт "Использовать вакансию из другого подразделения"). В поле "Дата начала работы в должности" можно вручную внести или выбрать в календаре необходимую дату (доцент, полная ставка, доцент (своб. 2), 01.01.2010). Поля этого раздела обязательны для заполнения, так как впоследствии программа по этим данным будет формировать историю работы каждого сотрудника, анализировать наличие вакантных должностей.
в разделе "Дополнительная информация" заполняются поля, связанные с полученным образованием сотрудника: "Ученая степень" (уровень и вид), "Ученое звание", "Звание"(отображается только в военизированных организациях).

Перевод сотрудника в другое подразделение

Страница авторизации

Осуществить перевод сотрудника из одного подразделения в другое возможно двумя способами:

перевести из подразделения, в котором он находится в данный момент. Для для этого необходимо выделить сотрудника, открыть вкладку "Должность и подразделение". На этой странице будет отображена история перемещений сотрудника внутри образовательной организации. Для того, чтобы перевести на новую должность внутри этого подразделения или в другое подразделение, необходимо нажать кнопку , заполнить необходимые поля по новой должности и нажать кнопку "Сохранить".
добавить сотрудника в то подразделение, в которое он переводится. Для для этого необходимо открыть подразделение, в которое сотрудник переводится, нажать кнопку "Добавить", начать набирать его фамилию, имя или отчество. Программа при этом сама найдет необходимого сотрудника и предложит перевести его в необходимое подразделение.

Назначение сотрудника на дополнительную должность внутри одного или разных подразделений (совмещение)

В программе возможно одного сотрудника назначить на несколько должностей одновременно (разрешить ему совмещение). Для этого необходимо открыть подразделение, в котором находится в настоящее время сотрудник, выделить его, открыть вкладку "Должность в подразделении". На этой странице нажать кнопку "Добавить должность (совмещение)". В открывшейся форме "Добавление новой должности" указываем необходимые данные о подразделении, должности, размере ставки, дате назначения, нажимаем кнопку "Создать". При этом сотрудник останется назначен на прежнюю должность, но ему добавится дополнительная должность в этом же или в новом подразделении.

Отпуск сотрудника

На странице определенного сотрудника на вкладке "Личная информация" в меню действий расположен пункт меню "Отправить в отпуск". При нажатии на этот пункт сотрудник помечается в программе как находящийся в отпуске. В историю работы сотрудника это действие не вносится, однако такой сотрудник не может использоваться в учебном процессе образовательной организации (на него нельзя рассчитывать нагрузку, составлять расписания). Время нахождения сотрудника в отпуске не ограничено.

Редактирование личных данных сотрудника

Для просмотра или редактирования личных данных сотрудника необходимо в главном меню выделить пункты Штаты - Сотрудники, в меню второго уровня - необходимую кафедру, в рабочей области - необходимого сотрудника. Отобразится страница, на которой на вкладке "Личная информация" представлена заполненная информация по выделенному сотруднику. Вся информация сгруппирована по разделам "Личные данные", "Учетные данные", "Должность", "Образование", "Служебная информация". Нажав в меню действий пункт "Редактировать профиль", можно будет отредактировать, дополнить или удалить данные выделенного сотрудника.

Обратите внимание!
Редактировать данные разделов "Учетные данные" и "Должность" нельзя. Учетные данные изменяются только администратором. Для изменения должности сотрудника необходимо воспользоваться вкладкой "Должность и подразделение".

Увольнение сотрудника

При увольнении сотрудника из образовательной организации он помечается неактивным, но вся история работы сохраняется. Ранее уволенного сотрудника в последующем можно восстановить на работу, принять на работу на условиях почасовой оплаты труда или просто посмотреть всю историю его работы в образовательной организации.

Для увольнения сотрудника необходимо выделить подразделение, в нем - нужного сотрудника, открыть вкладку "Должность в подразделении". На этой странице нажать кнопку . При этом надо указать дату его увольнения. Допускается увольнение только с активной должности (на которой он работает в настоящее время). Уволенный сотрудник уже не будет отображаться на странице своего подразделения. Можно просмотреть всех уволенных сотрудников, нажав в нижней части меню второго уровня пункт "Уволенные сотрудники".

Регистрация сотрудника в качестве пользователя

Сотрудник, внесенный в модуль "Штаты", может быть зарегистрирован в качестве пользователя (связан с учетной записью определенного пользователя). При этом он получит доступ к данным этого сотрудника (нагрузке, рабочим программам, расписанию и т.д.), данные ограничиваются подразделениями, в которых он числится. Рекомендуется эту процедуру проводить только для педагогических работников образовательной организации. Порядок регистрации сотрудников подробно описан в разделе Пользователи.

Восстановление ранее уволенного сотрудника

Ранее уволенного сотрудника можно восстановить для работы в любое подразделение. При этом у него продолжит накапливаться вся история работы. Восстановить сотрудника можно двумя способами:

через процедуру восстановления ранее уволенного;
восстановление внутри подразделения, в котором он должен оказаться.

Для восстановления ранее уволенного сотрудника необходимо в главном меню выделить Штаты - Сотрудники, в меню второго уровня выделить пункт "Уволенные сотрудники", в рабочей области выделить уволенного ранее сотрудника. На странице уволенного сотрудника открыть вкладку "Должность в подразделении", нажать кнопку "Восстановить". После этого надо будет заполнить поля по подразделению, должности, ставке, дате начала работы в должности, нажать кнопку "Создать".

Для восстановления сотрудника через подразделение, в котором он должен оказаться, надо выделить в главном меню Штаты - Сотрудники, в меню второго уровня выделить необходимое подразделение, нажать кнопку "Добавить". На открывшейся странице начать вводить фамилию, имя или отчество ранее уволенного сотрудника. Программа «Автор- ВУЗ» найдет всех сотрудников, у которых совпадают введенные данные, напротив уволенных появится кнопка "Восстановить", нажав на которую и заполнив необходимые поля, можно будет принять его повторно на работу в образовательную организацию.

Удаление сотрудника из базы данных программы

Для безвозвратного удаления сотрудника из программы необходимо провести сначала процедуру увольнения сотрудника. После этого в меню второго уровня выбрать пункт "Уволенные сотрудники", в рабочей области выделить необходимого сотрудника. На открывшейся странице в меню действий выбрать пункт "Удалить безвозвратно". После подтверждения удаления (сделано для предотвращения случайного удаления) все записи, связанные с этим сотрудником, будут удалены из базы данных.

Просмотр истории работы сотрудника

Для просмотра истории перемещений между должностями и подразделениями сотрудника внутри образовательной организации необходимо в меню второго уровня выделить подразделение, в котором он работает. В рабочей области нажать на требуемого сотрудника. На открывшейся странице выделить вкладку "Должность в подразделении". При этом откроется таблица с историей перемещений выбранного сотрудника внутри образовательной организации.

Портфолио преподавателя

Портфолио позволяет сотруднику добавлять личные достижения, относящиеся к любому виду работы (виды достижений формируются и настраиваются в справочнике). К достижениям прикрепляется описание, допускается загрузка файлов, фотографий или сканированных копий грамот или иных подтверждающих документов. Реализован функционал подтверждения достижений сотрудниками образовательной организации, у которых есть специальные права.

С помощью портфолио создается рейтинг сотрудников по средству добавления достижений. Для начала необходимо заполнить справочники "Группы достижений" и "Виды достижений". Чтобы добавить достижение необходимо, зайдя на страницу сотрудника, перейти во вкладку "Портфолио", нажать на кнопку "Добавить достижение". Далее из выпадающего списка выбирается вид достижения. Далее дата получения этого достижения. Потом есть возможность добавить описание к достижению и прикрепить файл, будь то какой-либо скан сертификата, грамоты и тд. Достижения могут как повышать рейтинг (Участие в конференции), так и наоборот - понижать (взыскания, опоздаия и т.д.). Таким образом при добавлении различных достижений создается рейтинг. Чем выше суммарный балл, тем выше сотрудник в рейтинге. В последствии есть возможность выводить отчеты по рейтингу подразделений. Так же есть возможность прямо из вкладки "Портфолио" создать отчет по достижениям выбранного сотрудника.

Личный кабинет преподавателя

В том случае, если администратор связал учетную запись пользователя с сотрудником, внесенным в модуль "Штаты", у последнего появляется возможность получить доступ к своему личному кабинету. Для входа в личный кабинет такому пользователю необходимо авторизоваться в программе «Апекс-ВУЗ» и в главном меню выбрать пункты Штаты - Личный кабинет.

В своем личном кабинете преподаватель может указать пожелания по расписанию. Для этого необходимо перейти из личного кабинета во вкладку "Настройка расписания". Тут две настройки:

Тип составления расписания:
- Произвольно - стандартная функция, ничего не меняет.
- Компактно - при составлении расписания программа попытается добавить как можно больше занятий в неделю этому преподавателю.
- Равномерно - при составлении расписания программа попытается более размеренно распределять занятия.
Добавление исключений - вводятся время когда преподаватель хотел бы быть выходным:
- Время занятий - выбирается конкретная пара, можно оставить пустым.
- Дата занятий - выбирается конкретная дата, диапазон дат, дни недели или же вообще все время.

Штатный приказ

Данный функционал позволяет анализировать и контролировать наличие вакантных должностей в образовательной организации.

Для формирования штатных должностей пользователь должен в главном меню в модуле "Штаты" выделить "Штатный приказ".При выделении любого подразделения в рабочей области отображается таблица с имеющимися в этом подразделении ставками по каждой должности, а также количеством свободных ставок (программа высчитывает их автоматически, анализируя, на какие ставки назначены сотрудники образовательной организации).

Для добавления ставок по новой должности надо нажать на кнопку "Добавить". На открывшейся странице необходимо в поле "Вакансия" из выпадающего списка выбрать должность и заполнить поле "Количество ставок". Данные о должностях в поле "Вакансия" заполняются в справочнике "Должности". Если образовательная организация является военизированной, то можно указать, является ли данная должность аттестованной или вольнонаемной.

Справочники

Информация по справочникам модуля Штаты

Отчеты

В отчетах модуля "Штаты" есть возможность увидеть данные в формате таблицы.

Списочный состав подразделения - выводится сводная таблица, в которой состав работников по выбранному подразделению и информация о них.
Подробный состав подразделения - выводится сводная таблица ставок и привязанные к ним сотрудники.
Вакансии по подразделениям - выводится таблица свободных ставок по должностям.
Штаты в цифрах - выводится таблица всех ставок по подразделениям.
Остепененность вуза - выводится таблица с процентами ученых степеней по подразделениям.