Штаты

Модуль "Штаты" системы автоматизации учебного процесса «Апекс-ВУЗ» предназначен для управления работниками образовательной организации: в основном - педагогическими работниками, но возможно внесение информации о вспомогательном составе, руководстве организации.

Возможно осуществление таких действий с работниками образовательной организации, как добавление работников, редактирование их личных данных, перевод из одного подразделения в другое, назначение на новые должности, увольнение и так далее. При этом вся история работы в образовательной организации сохраняется, постоянно накапливаясь. Также данный модуль позволяет анализировать занятость штатных должностей сотрудниками, наличие вакантных должностей в образовательной организации в целом или в определенном подразделении.

Для удобства и корректности формирования данных в модуле "Штаты" рекомендуется придерживаться следующей последовательности работы в модуле:

заполнение справочников
формирование структуры подразделений образовательной организации
заполнение штатного приказа (если необходимо анализировать наличие вакантных

должностей в подразделении)

добавление работников образовательной организации
редактирование личных данных сотрудников
перевод сотрудников на новые должности внутри одного или разных подразделений,

назначение на несколько должностей одновременно (совмещение)

увольнение и восстановление сотрудников

Сотрудники

Подразделения

Для того, чтобы иметь возможность добавлять сотрудников образовательной организации в определенные подразделения, необходимо в программе "Апекс-ВУЗ" создать структуру подразделений. Рекомендуется создавать структуру, максимально приближенную к реальной структуре подразделений образовательной организации. Для этого необходимо добавить отделы, службы, факультеты и кафедры. При этом в программе «Апекс-ВУЗ» реализована возможность строить иерархию подразделений: они могут быть как самостоятельными, так и иметь древовидную архитектуру, иметь определенную "подчиненность", то есть могут быть созданы родительские и дочерние подразделения (например, факультету могут принадлежать кафедры).

Перечень всех, уже добавленных в программу «Апекс-ВУЗ» подразделений отображается в меню второго уровня при выборе в главном меню пунктов Штаты > Сотрудники или Штаты > Штатный приказ.

Создание нового подразделения

Выбрав пункт "Добавить", открывается страница создания нового подразделения. В поле "Название подразделения" вносится полное наименование подразделения, допускается сочетание букв и символов - . , _ " (Кафедра иностранного языка, Факультет повышения квалификации).

В поле "Сокращенное название" вносится сокращенное наименование подразделения (Ин.яз, ФПК).

В поле "Родительское подразделение" необходимо указать, каким является новое подразделение: самостоятельным или "дочерним". Если подразделение является самостоятельным (то есть не входит в состав другого подразделения), то в верхней части окна "Родительское подразделение" необходимо выделить сокращенное наименование образовательной организации (или надпись "Корневой раздел"). Если новое подразделение является структурным, "дочерним" подразделением другого подразделения, то в окне "Родительское подразделение" выделяется то подразделение, чьим структурным подразделением оно является. Например, если кафедра иностранного языка закреплена за факультетом лингвистики, то при создании кафедры иностранного языка в поле "Родительское подразделение" необходимо будет выделить факультет лингвистики.

Ниже надо отметить, может ли подразделение содержать сотрудников. Если за создаваемым подразделением планируется закреплять сотрудников, то необходимо включить переключатель рядом с надписью "Может содержать сотрудников". В противном случае, поле "Может содержать сотрудников" выделять не требуется. Подразделения, в которые нельзя добавлять сотрудников, используются в основном для группировки других подразделений. Например, пользователь может создать подразделение Кафедры, указать, что оно не содержит работников, а внутрь подразделения Кафедры добавлять все кафедры, которые есть в образовательной организации. После заполнения всех полей необходимо нажать на кнопку "Создать".

Рекомендуется создать родительские подразделения "Кафедры" и "Факультеты", которым указать, что они являются по типу кафедрами и факультетами соответственно, не могут содержать сотрудников. В них уже можно помещать необходимые кафедры или факультеты.

Редактирование имеющегося подразделения

Для редактирования определенного подразделения необходимо выделить в меню второго уровня подразделение, нажать кнопку "Управление подразделениями", выбрать пункт "Изменить". На открывшейся странице есть возможность отредактировать наименование подразделения, изменить родительское подразделение.

Удаление подразделения

Для удаления определенного подразделения необходимо выделить в меню второго уровня подразделение, нажать кнопку "Управление подразделениями", выбрать пункт "Удалить". Подразделение будет удалено из базы данных.

Сотрудники(персонал)

После того, как заполнены справочники модуля "Штаты", а также добавлены подразделения и сформирован штатный приказ, пользователи приступают к формированию базы данных по сотрудникам образовательной организации. Для работы с сотрудниками в программе «Апекс-ВУЗ» необходимо выделить в главном меню пункты Штаты > Сотрудники, а в меню второго уровня - необходимое подразделение. В рабочей области отобразится таблица со списком сотрудников подразделения.

Основные действия

Чтобы добавить сотрудника в определенное подразделение надо в главном меню выделить пункты Штаты > Сотрудники, в меню второго уровня выделить необходимое подразделение, нажать кнопку "Добавить". Добавление нового сотрудника в необходимое подразделение может проходить по одному из четырех сценариев: 1) добавление нового сотрудника (которого нет в базе данных «Апекс-ВУЗ»); 2) перевод сотрудника из другого подразделения; 3) назначение сотрудника на дополнительную должность внутри одного или разных подразделений (совмещение); 4) восстановление ранее уволенного сотрудника. Для любого из этих сценариев можно воспользоваться одной кнопкой "Добавить" на странице с сотрудниками того подразделения, куда необходимо назначить сотрудника.

Добавление нового сотрудника

После нажатия кнопки "Добавить" в открывшейся форме "Данные нового сотрудника" заполняем необходимые поля. Часть полей является выпадающими списками, которые заполняются в соответствующих справочниках программы «Апекс-ВУЗ». После заполнения нажимаем кнопку "Создать".

Порядок заполнения формы добавления нового сотрудника

в разделе "Личные данные" заполняются поля "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Дата рождения". В первые три поля допускается вносить буквы (кириллица) и дефис, а поле "Дата рождения" можно заполнять вручную или выбрать дату из раскрывшегося календаря (Иванов Иван Иванович, 01.01.1970). Поле "Отчество" является необязательным для заполнения. Дату рождения заполнять необходимо, чтобы предотвратить возможность добавления в программу одного и того же сотрудника повторно.
заполняются поля, связанные с должностью: "Должность", "Ставка", "Вакансия", "Дата начала работы в должности". Первые два поля - выпадающие списки (формируются в соответствующих справочниках). Поле "Вакансия" отображается в том случае, если в образовательной организации используется функционал "Штатный приказ" и является выпадающим списком, в котором необходимо выбрать за счет какой штатной ставки назначен новый сотрудник (по умолчанию в этом поле отображаются ставки того подразделения, в которое добавляется новый сотрудник. Если надо принять сотрудника за счет штатной должности, закрепленной за другим подразделением, то необходимо отметить пункт "Использовать вакансию из другого подразделения"). В поле "Дата начала работы в должности" можно вручную внести или выбрать в календаре необходимую дату (доцент, полная ставка, доцент (своб. 2), 01.01.2010). Поля этого раздела обязательны для заполнения, так как впоследствии программа по этим данным будет формировать историю работы каждого сотрудника, анализировать наличие вакантных должностей.
в разделе "Образование" заполняются поля, связанные с полученным образованием сотрудника: "Образовательная организация", "Специальность" (по последнему образованию), "Год выпуска из образовательной организации", "Ученая степень" (уровень и вид), "Ученое звание" (Московский государственный университет,Юриспруденция, 1995, кандидат, юридических наук, доцент).
в разделе "Служебная информация" заполняются поля "Специальное звание", "Год начала службы" (эти два поля отображаются только в военизированных организациях), "Год начала педагогического стажа", "Год начала работы в образовательной организации". В полях "Год начала..." указывается четырехзначное число.

Штатный приказ

Данный функционал позволяет анализировать и контролировать наличие вакантных должностей в образовательной организации.

Для формирования штатных должностей пользователь должен в главном меню в модуле "Штаты" выделить "Штатный приказ".При выделении любого подразделения в рабочей области отображается таблица с имеющимися в этом подразделении ставками по каждой должности, а также количеством свободных ставок (программа высчитывает их автоматически, анализируя, на какие ставки назначены сотрудники образовательной организации).

Для добавления ставок по новой должности надо нажать на кнопку "Добавить". На открывшейся странице необходимо в поле "Вакансия" из выпадающего списка выбрать должность и заполнить поле "Количество ставок". Данные о должностях в поле "Вакансия" заполняются в справочнике "Должности". Если образовательная организация является военизированной, то можно указать, является ли данная должность аттестованной или вольнонаемной.